Dematerializzazione: alcuni miti da sfatare

La dematerializzazione innesca un processo che rivoluziona gran parte delle procedure e delle dinamiche organizzative in azienda e di sicuro modifica pratiche consolidate e ridisegna i ruoli in funzione delle nuove possibilità offerte dagli strumenti digitali.

Ciò non è facile e nemmeno scontato, ma per farlo bene e traghettare il business nel futuro bisogna sfatare alcuni falsi miti.

Dematerializzare NON significa ridimensionare il personale

La dematerializzazione non toglie lavoro alle persone, anzi lo migliora nell’ottica di una razionalizzazione più efficiente.

Nel momento, infatti, in cui i documenti vengono digitalizzati e diventano “parlanti”, ovvero accessibili in tempo reale dai sistemi aziendali e capaci di condividere in vario modo le informazioni che contengono, il personale può risparmiare enormi quantità di tempo ed energie nella loro gestione e dedicarsi al vero patrimonio dell’impresa: i clienti.

L’infrastruttura IT va potenziata: dipende

Rendere digitali i processi non significa necessariamente cambiare le infrastrutture aziendali.
Tutto dipende, infatti, da qual è il punto di partenza, soprattutto nel caso si scelga di affidare al cloud applicazioni e risorse.
Le logiche dell’As a Service e dell’On demand, infatti, costituiscono un grosso valore aggiunto per evitare investimenti e reingegnerizzazioni

È sufficiente, quindi, disporre di una connessione Internet per poter creare, editare e conservare in tutta sicurezza qualsiasi tipo di documento. In più non ci sono vincoli legati alla manutenzione perché è il provider a occuparsi di ottimizzare e aggiornare potenza di calcolo e applicativi.

Il cloud non garantisce controllo su dati e documenti sensibili: falso

La sicurezza fisica e la sicurezza digitale sono un salto culturale per i manager.

Gli standard di data protection offerti dai sistemi virtuali e dagli operatori Cloud, garantiscono, infatti, business continuity e disaster recovery allo stato dell’arte questo perché  i dati sono conservati nei server in remoto e possono essere tenuti costantemente sotto controllo e duplicati su qualsiasi architettura, resi accessibili attraverso sistemi di protezione avanzati e garantiti da chi fa di questo servizio il proprio core business.

Cosa succede se Internet non funziona?

Oggi gli applicativi per la gestione di fatture, contratti e documenti sono ottimizzati per lavorare anche in assenza di connessione e da qualsiasi device. Nell’ eventualità di un disservizio di Rete, è possibile continuare a lavorare off line, con il sistema che salva le modifiche in locale fino a quando la connessione non viene ripristinata, o accedere da un’altra postazione collegata al Web.  In ogni caso, a sessione conclusa e tornata la Rete, il lavoro viene automaticamente replicato e immagazzinato nel Cloud.

I collaboratori non hanno dimestichezza con la tecnologia: falso

L’utilizzo di smartphone e tablet ha abituato dipendenti e collaboratori a utilizzare le app e le tecnologie con un’elasticità e una proattività che costituiscono un grosso valore per la cultura dell’impresa.

 L’investimento VALE i soldi spesi!

Quanto si risparmia digitalizzando una fattura tradizionale?
Tra stampa, archiviazione, trattamento e invio, ogni documento in formato cartaceo arriva a costare fino a otto euro. Uno digitale solo qualche centesimo.  Bisogna aggiungere poi la quantità di attività associate a gestire la documentazione cartacea, statica e passiva rispetto a quella digitale, dinamica e attiva che, evitando ridondanze, facilita la ricerca ma anche la rilavorazione e la conservazione dei documenti, permettendo a tutti gli operatori di condividere e collaborare attraverso una standardizzazione delle informazioni e delle procedure facendo risparmiare tempo e risorse.

A parità di costi e di fatica, dunque, è evidente che dematerializzare conviene sempre e comunque!
CondividiShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on Twitter