Quattro trucchi per collaborare meglio in studio

Condividere invece di inviare,  e un unico posto dove tutti possono trovare quello che serve, sempre. Si inizia da qui!

I processi e le scadenze da gestire sono sempre più numerosi ed importanti?
La posta elettronica non è più lo strumento ideale per scambiare informazioni con i tuoi collaboratori?
La gestione delle attività contabili, fiscali e amministrative necessita di una condivisione costante di dati e informazioni?

Nella casella di posta elettronica arriva di tutto

Invece di scambiare allegati via mail, è meglio condividere i documenti tra le persone coinvolte su uno stesso lavoro utilizzando uno dei tanti strumenti Web based per tenere traccia delle modifiche di ciascuno, semplificando il flusso ed evitando duplicazioni.  Lo strumento TeamSystem che risponde a queste esigenze è POLYEDRO di LYNFA Studio.
Grazie a Bacheca, Pubblicazione documenti e WebDisk ogni utente ha a disposizione la soluzione di condivisione che preferisce e meglio si adatta alle sue esigenze.

Impegni e scadenze non si possono ignorare

Allo stesso modo, è meglio utilizzare agende e scadenzari condivisi di LYNFA Studio per verificare gli impegni e monitorare le scadenze, mettendo nero su bianco chi ha il compito di presidiarle e l’eventuale ritardo nell’esecuzione. Inoltre, in questo modo, diventa più semplice organizzare  una riunione o un incontro.

Gli automatismi del software accelerano le attività (e riducono gli errori)

Per gli studi più strutturati, può risultare utile adottare workflow approvativi telematici, per consentire il flusso dei documenti e delle relative autorizzazioni in base alle deleghe interne. Questa prassi riduce il tempo complessivo dell’approvazione.  Il Workflow di LYNFA Studio disegna i flussi operativi, mette a fuoco le responsabilità individuali e fornisce un quadro preciso dell’avanzamento delle attività.

Archiviare? Sempre, in formato elettronico

Infine, sono tanti i vantaggi che derivano dall’adottare una soluzione completa di gestione documentale elettronica. Non solo permette di ottimizzare la gestione degli archivi eliminando la carta (faldoni e fotocopie si rovinano e occupano spazio!), ma migliora enormemente le procedure per la consultazione dei documenti, che avviene secondo criteri condivisi e trasversali e non più verticali, cioè in base a cartelle (ad esempio i dichiarativi, le fatture…). La ricerca diviene così più veloce: in pratica si possono recuperare documenti diversi ma collegati a una stessa anagrafica. TeamSystem DMS è la soluzione di gestione documentale pronta e funzionale.

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